Commission soutien aux projets

Préambule

Article 1 : La commission

Vu la décision de l’AGO de l’UFUTA qui a adopté le 22 juin 2017 le projet UFUTA ambition 2020 dans lequel figure un volet relatif au soutien aux projets de développement des UTL-UIA-UTA ;
Vu la décision du CA du 27 mars 2017 adoptant le présent règlement ;
une commission intitulée soutien aux projets de développement des UTL-UIA –UTA est créée au 27 mars 2017 avec pour objectif d’instruire tous les dossiers qui lui seront soumis, de les ordonner et, en fonction des moyens qui seront alloués annuellement par le CA de l’UFUTA, de proposer à ce CA les dossiers retenus. La liste des membres de cette commission est consultable sur le site internet de l’UFUTA

Article 2 : règlement

La commission évoquée à l’article 1 a décidé de se doter de règles propres afin de garantir aux structures membres de l’UFUTA transparence, équité et égalité dans le traitement des dossiers. Elles prévoient dans son titre I – les critères que devront impérativement respecter les dossiers présentés pour être retenus par la commission et dans son titre II – la procédure à suivre.

Titre I : Les Critères

Article 3 : Les dimensions du projet

L’UFUTA a signé en mars 2015 une convention multipartite avec l’État, la CPU, l’AMF et Erasmus + (voir ladite convention sur notre site). Cette convention inspire les critères retenus pour valider les projets soumis à la commission. Parmi ces derniers, l’UFUTA ayant inscrit dans ses statuts la nécessité d’un lien organique avec les universités françaises, a mis au coeur de ce projet la dimension universitaire.

Article 4 : Les critères du projet

Le projet doit mettre en valeur les dimensions suivantes :
1. Universitaire : Tout ce qui favorise le développement, l’amélioration, la création de la diversité des formes de pédagogie : diversité des activités, des domaines de formation et des intervenants… permettant une ouverture toujours plus grande à tous et sans discrimination, dans un objectif permanent de qualité.
2. Culturelle : Tout ce qui tend à favoriser le développement de l’activité intellectuelle et le maintien à un bon niveau des capacités cognitives et neurologiques des étudiants, pour une meilleure adaptation et un épanouissement personnel et collectif.
3. Sociale : Tout ce qui, par le biais d’une meilleure compréhension du monde environnant et toujours changeant, va favoriser :
 La compréhension mutuelle entre génération et le “vivre-ensemble”, meilleur rempart contre l’isolement,
 L’engagement citoyen, dans la vie de la cité, conscient des enjeux du monde.
 L’intégration des publics en difficulté.
4. Organisationnelle : Tout projet ambitieux permettant l’adaptation, la modernisation des systèmes pour un meilleur fonctionnement, développement et rayonnement des structures, dans leur volonté d’offrir au plus grand nombre des moyens adaptés pour accéder aux savoirs tout au long de la vie.

Il est à noter que la qualité du projet sera pour une grande part évaluée en fonction de l’intégration plus ou moins grande de ces quatre dimensions. Tout projet ne respectant pas au moins deux dimensions sera systématiquement rejeté.

Titre II : La Procédure

Article 5 : Objet

Cette procédure a pour objet de définir les bénéficiaires du soutien financier de l’UFUTA dans le cadre des projets soumis à la commission et validés in fine par le CA de l’UFUTA. Elle définit en outre un calendrier et l’ensemble des éléments concourant à la remise d’un don monétaire sous réserve que la structure requérante puisse les accepter.

Article 6 : Bénéficiaires :

Toute structure adhérente, à jour de sa cotisation annuelle à la date du versement de cette aide aux Projets.

Article 7 : Dépôt du dossier

Le dépôt d’un dossier peut se faire à tout moment dans l’année auprès de la Présidence de l’UFUTA. Toutefois la commission travaille par session pour imputer un dossier sur le budget de l’UFUTA en cours d’application. Pour concourir à la session de l’année universitaire N, le dossier sera déposé entre le 1er septembre et le 1er février au plus tard. Tout dossier déposé après cette date sera réputé être déposé au 1ier septembre suivant et sera étudié lors de la session N+1, sous réserve de la compatibilité entre la date de réalisation du projet et la date de validation par la commission. Dans le cas contraire, il sera rejeté.

Article 8 : Contenu du dossier

Pour être validé par la commission, le dossier devra être complet avec, entre autre :
– Une fiche-synthèse du projet (dates, lieux, durée, type et nombre de bénéficiaires, les différentes parties impliquées, moyens humains et matériel mis à disposition par l’UTL-UIA-UTA demandeur) ;
– Un budget prévisionnel faisant apparaître la totalité des dépenses imputables au projet, et en recettes, le soutien financier sollicité auprès de l’UFUTA, les aides éventuelles (privées ou publiques, acquises ou sollicitées), l’autofinancement. Ce BP peut être complété par tout élément permettant une vision globale du projet (valorisation du bénévolat, mise à disposition à titre gracieux de locaux, de bien ou de services par une collectivité…) ;
– La personne référente qui peut être sollicitée à tout moment par la commission ;
– La décision de l’organe dirigeant la structure requérante autorisant celle-ci à soumettre son projet ;
– Un argumentaire appuyant d’une part la demande et d’autre part les critères tels que définis par l’article 4 ;
– 1 RIB.
– Tout élément permettant à la commission de retenir le projet.

Article 9: Validation des projets

La commission instruit le dossier et se donne le droit, si les délais le permettent, de demander toute information complémentaire pour éclairer sa décision. Elle se prononce sur la globalité de chacun des dossiers présentés et remet l’ensemble de ses conclusions au Conseil d’Administration souverain, le plus proche de la date de clôture de la session.
Ce dernier, prend connaissance des conclusions développées par le rapporteur de la commission, puis délibère et valide les dossiers déclarés recevables. Ses décisions ne peuvent faire l’objet du moindre recours.

Article 10 : Aspect financier

L’enveloppe financière globale de participation aux projets, dont le montant est voté en Conseil d’Administration, est répartie sur l’ensemble des projets retenus. Le montant maximum pour chacun des projets retenus sera de 50% du coût total du projet, à concurrence de 2 000€. Ces éléments sont révisables chaque année en fonction du budget de l’UFUTA.
Un délai de carence d’un an est mis en place afin de garantir l’équité. Ainsi, toute structure qui aura été bénéficiaire d’une aide à projet l’année considérée, ne sera plus prioritaire, l’année suivante, s’il y a d’autres dossiers de projet présentés. Dans ce cas, son projet ne pourra pas être retenu, sauf si les moyens de l’UFUTA disponibles ne sont pas tous utilisés par les autres projets.

Article 11 : Convention

Les Structures bénéficiaires telles que définies dans l’article 6 du présent règlement, et dont les dossiers ont été retenus et validés par le Conseil d’Administration, après en avoir été dûment informées, seront invitées à signer une convention “Projet Ambition 2020”. Cette convention détaille les obligations réciproques, dont entre autre :
– La communication «UFUTA » sur tous les documents relatifs au projet soutenu ;
– L’indication de la participation financière de l’UFUTA ;
– L’établissement d’un compte-rendu de la réalisation du projet, à communiquer dans les deux mois qui suivent sa réalisation. Ce compte rendu pouvant être librement publié par l’UFUTA.

Article 12 : Condition de versement de l’aide

Une avance maximale de 50% de l’aide arrêtée par le CA de l’UFUTA sera versée à la structure bénéficiaire (par chèque ou versement inter bancaire) à la signature de la convention mentionnée à l’article précédent, et sous réserve du respect de l’article 6 du présent règlement. Le versement du solde interviendra une fois le projet soutenu définitivement réalisé, selon les conditions impératives suivantes :
1 – La structure soutenue a respecté ses obligations nées de la convention signée ;
2 – La production dans le compte rendu énoncé article 11, d’un bilan financier définitif dudit projet. En effet dans un souci bien compréhensible de gestion optimale de son propre budget, l’UFUTA ne souhaite pas que son aide financière permette à la structure soutenue de dégager un bénéfice sur son projet, étant bien compris que la décision de soutien de l’UFUTA se base sur un budget prévisionnel et non finalisé du projet.
3 – Aussi, le complément du solde versé sera éventuellement minoré soit des bénéfices réels dégagés par la réalisation du projet soit lorsque le coût final du projet s’avère inférieur au coût prévisionnel initial. Il ne sera en aucun cas majoré des pertes enregistrées.
4 – Ce complément, quel que soient les circonstances, se fera au prorata des dépenses effectivement réalisées sans que puisse être dépassé pour le soutien total apporté par l’UFUTA un maximum de 50% du coût définitif total du projet soutenu.

Article 13 : conflit d’intérêt

Dans un souci d’éthique et afin que ses décisions ne puissent pas être entachées d’un quelconque conflit d’intérêt, Le CA de l’UFUTA ainsi que la commission créé par l’article 1 du présent règlement s’engagent à respecter la règle suivante :
Si l’un des membres de cette commission ou du CA de l’UFUTA se trouve être concerné par un dossier déposé par sa structure de rattachement, il ne pourra pas participer ni à l’instruction des dossiers par la commission, ni au vote du CA validant les dossiers retenus, pour la session où sa structure concours. Il s’engage en outre à prévenir les membres du CA dès qu’il a connaissance du souhait de demande de soutien de sa structure.

Article 14 Application

Les présentes règles s’appliquent dès leur communication à l’AGO de juin 2018. Toutefois par exception, si des projets sont soutenus avant cette date, ils se verront appliqués lesdites règles avec souplesse, dans un souci de coopération entre les partenaires compte tenu de l’existence du projet avant la définition de ce présent règlement.